LEI N° 1.841, DE 14 DE JUNHO DE 2011
Dispõe sobre Pagamento de Despesas pelo Regime de Adiantamento e Estabelece Normas para a Respectiva Prestação de Contas.
O Prefeito Municipal de Brasília de Minas faz saber que a Câmara Municipal aprovou e ele sanciona a seguinte Lei
I – DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º – Fica instituída no Município de Brasília de Minas, a forma de pagamento de despesas pelo regime de adiantamento, segundo as normas contidas nos artigos 65, 68 e 69 da Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964.
Art. 2º – Entende-se por adiantamento o numerário colocado à disposição de servidor, sempre precedido de empenho na dotação própria, para fins de realizar despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam aguardar o processamento normal.
Parágrafo Único – Nenhuma despesa realizada pelo regime de adiantamento poderá ultrapassar o valor correspondente a até quatro salários mínimos mensais vigente para a Secretária Municipal de Saúde e Vigilância Sanitária e para o Gabinete do Prefeito e até dois salários mínimos mensais para as demais Secretarias, Controle Interno e Procuradoria Geral.
Art. 3º – Os pagamentos a serem efetuados através do Regime de Adiantamento ora instituídos restringir-se-ão aos casos previstos nesta Lei sempre em caráter de exceção e dentro do interstício mensal.
Art. 4º – Poderão realizar-se sob o regime de adiantamento, desde que devidamente justificadas:
I – Despesas com material de consumo;
II – Despesas com serviços de terceiros;
III – Despesas com diárias e ajuda de custo;
IV – Despesas com transportes em geral;
V – Despesas judiciais;
VI – Despesas com representação eventual;
VII – Despesa extraordinária e urgente, cuja realização não permita delongas;
VIII – Despesa que tenha de ser efetuada em lugar distante da sede da Prefeitura;
IX – Despesa miúda e de pronto pagamento.
Parágrafo Primeiro – Considera-se despesa miúda e de pronto pagamento, para os efeitos desta Lei, as que se realizaram com:
I – Selos postais, telegramas, radiogramas, material e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupa, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, água, luz, força, gás e aquisição avulsa de livros, jornais e outras publicações;
II – Encadernações avulsas e artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;
III – Artigos farmacêuticos ou de laboratório, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;
IV – Outra qualquer, de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada.
DAS REQUISIÇÕES DE ADIANTAMENTOS
Art. 5º – As requisições de adiantamentos serão feitas através de ofício dirigido ao titular da Secretaria de Planejamento, Administração e Finanças.
Art. 6º – Os adiantamentos serão autorizados somente a servidores da Prefeitura Municipal de Brasília de Minas.
Art. 7º – Dos ofícios requisitórios de adiantamento constarão, necessariamente, as seguintes informações:
I – Nome completo, cargo ou função do servidor responsável pelo adiantamento;
II – Valor do adiantamento;
III – Dotação orçamentária a ser onerada;
IV – Prazo de aplicação.
Art. 8º – Não se fará adiantamento ao servidor em alcance nem a responsável por adiantamento ainda em utilização.
Parágrafo Único – O alcance se caracteriza pela não prestação de contas no prazo estabelecido ou pela não aprovação das contas em virtude de aplicação do adiantamento em despesas que não aquelas para as quais foi autorizada.
DO PERÍODO DE APLICAÇÃO
Art. 9º – O adiantamento solicitado somente poderá ser aplicado durante o período de trinta dias a contar da data do depósito efetuado em conta bancária destinado ao adiantamento.
Art. 10 – Nenhum pagamento poderá ser efetuado fora do período de aplicação.
Art. 11 – Os adiantamentos serão autorizados até 15 de dezembro de cada exercício financeiro.
DA SOLICITAÇÃO DO ADIANTAMENTO
Art. 12 – Os ofícios de adiantamentos terão sempre andamento preferencial e urgente.
Art. 13 – O ofício requisitório será autuado e protocolado seguindo diretamente à Secretaria de Controle Interno para verificar se foram cumpridas as disposições desta Lei.
Parágrafo Único – Constatado algum defeito processual a Secretaria de Controle Interno não dará prosseguimento ao pedido, devendo devolvê-lo e informar os reparos que se fizerem necessários.
Art. 14 – Autorizada pela Secretaria de Controle Interno, a despesa será empenhada pelo setor de Contabilidade em favor do responsável pelo adiantamento.
Art. 15 – O adiantamento será depositado na conta bancária do servidor que o requereu.
Art. 16 – Efetuado o depósito na conta do responsável pelo adiantamento o Setor de Contabilidade inscreverá o nome do responsável no Sistema de Compensação em conta apropriada subordinada ao grupo – RESPONSÁVEIS POR ADIANTAMENTOS.
DAS NORMAS DE APLICAÇÃO DO ADIANTAMENTO
Art. 17 – O adiantamento não poderá ser aplicado em despesa de classificação diferente daquela para a qual foi autorizado.
Art. 18 – A cada pagamento efetuado o responsável exigirá o correspondente comprovante das despesas, que consiste em:
I – Recibo do qual constem: razão social, CNPJ, endereço, discriminação do serviço, local, data e assinatura de quem o firme;
II – Nota fiscal da qual constem a discriminação, a quantidade, espécie, valor unitário e valor total da despesa realizada, local e data;
III – Cupom fiscal constando à identificação do emitente, desde que discriminada à parte a despesa realizada, acompanhado de recibo em nome da Prefeitura Municipal de Brasília de Minas.
Parágrafo Único – Os documentos dos itens I e II, devem ser extraídos em nome da Prefeitura Municipal de Brasília de Minas.
Art. 19 – Os comprovantes de despesa não poderão conter rasuras, emendas, borrões e valor ilegível, não sendo admitido em hipótese alguma, segundas vias, ou outras vias, cópias, fotocópias ou qualquer outra espécie de reprodução.
Parágrafo Único – Todos os documentos deverão ser apresentados em via original.
Art. 20 – Cada pagamento será convenientemente justificado, esclarecendo-se a razão de despesa, o destino da mercadoria ou do serviço e outras informações que possam melhor explicar a necessidade da operação.
Art. 21 – Em todos os comprovantes de despesa constará o atestado de recebimento do material ou da prestação do serviço, passada pelo tomador do adiantamento.
Art. 22 – Em hipótese alguma poderão ser adquiridos equipamentos e materiais permanentes com recursos de adiantamentos.
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Art. 23 – O responsável pelo adiantamento prestará contas do adiantamento recebido, em até 30 (trinta) dias, contados da data de seu recebimento.
- 1º – Nenhuma prestação de contas poderá ultrapassar o dia 20 de dezembro de cada exercício financeiro.
- 2º – A cada adiantamento corresponderá uma prestação de contas.
Art. 24 – A prestação de contas far-se-á mediante entrada, na Secretaria de Controle Interno, dos seguintes documentos:
I – Ofício encaminhando a prestação de contas e solicitando a baixa de responsabilidade.
II – Relação de todos os comprovantes de despesa constando: número e data do documento, espécie do documento, nome do interessado e valor da despesa, constando no final da relação a soma da despesa realizada.
III – Cópia do depósito bancário do saldo não aplicado, se houver;
IV – Cópia da Nota de Empenho;
V – Documentos das despesas realizadas, dispostos em ordem cronológica, na mesma seqüência da relação mencionada no item II.
VI – Os documentos mencionados no item V, de medidas reduzidas, serão colocados em folhas brancas tamanho ofício; em cada folha poderão ser colocados quantos documentos forem possíveis sem que fiquem sobrepostos uns aos outros;
VII – Em cada documento constará, obrigatoriamente:
- a) Atestado de recebimento do material ou da prestação do serviço;
- b) A finalidade da despesa;
- c) O destino do material e outros esclarecimentos que se fizerem necessários à perfeita caracterização da despesa, passada pelo tomador do adiantamento, através de documento de controle interno da Prefeitura denominado “memorando”.
VIII – Todas as folhas da prestação de contas serão numeradas em ordem crescente e deverão conter a rubrica do responsável pelo adiantamento.
Art. 25 – Havendo saldo, este deverá ser depositado na conta principal da Prefeitura Municipal de Brasília de Minas que fará empenho de devolução para a dotação que originou o adiantamento.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 26 – Caberá ao Controle Interno a tomada de contas dos adiantamentos.
Art. 27 – Recebidas as prestações de contas, conforme dispõe o art. 24, a Secretaria de Controle Interno verificará se as disposições da presente Lei foram inteiramente cumpridas, fazendo as exigências necessárias e fixando prazos para que os responsáveis possam cumpri-las.
Parágrafo Único – Não havendo cumprimento das exigências necessárias dentro do prazo fixado, aplicar-se-á ao tomador do adiantamento, o disposto no Art. 31 da presente Lei.
Art. 28 – Se as contas forem consideradas em ordem, o Controle Interno certificará o fato em local apropriado do processo de prestação de contas e encaminhará o processo ao setor de contabilidade, que efetuará o lançamento correspondente à baixa do adiantamento.
Art. 29 – Após a baixa, o setor de contabilidade guardará o processo de prestação de contas em local seguro, onde ficará à disposição do Tribunal de Contas.
Art. 30 – No dia útil imediato ao vencimento do prazo para prestação de contas, sem que o responsável as tenha apresentado, a Secretaria de Controle Interno oficiará diretamente ao responsável, concedendo-lhe o prazo final e improrrogável de três dias úteis para fazê-lo.
Parágrafo Único – Na cópia do ofício o responsável assinará o recebimento da via original colocando de próprio punho a data do recebimento.
Art. 31 – Não sendo cumprida a obrigação da prestação de contas, após o vencimento do prazo final estabelecido no Art. 30, a Secretaria de Controle Interno remeterá, no dia seguinte imediato, a cópia do ofício a que se refere o parágrafo único do art. 30, à Procuradoria Geral, devidamente informada, para abertura de sindicância nos termos da legislação vigente.
Art. 32 – As despesas consideradas impróprias e não pertinentes à administração pública, bem como aquelas em desconformidade com as normas da presente Lei, serão glosadas, devendo o Tomador do adiantamento proceder ao depósito bancário na conta específica de adiantamento.
Art. 33 – Ficam aprovados os impressos próprios, conforme anexos; 1 – Ofício de solicitação de adiantamento; 2 – Ofício de encaminhamento de prestação de contas; 3 – Relação dos comprovantes de despesa; 4 – Parecer sobre a prestação de contas.
Art. 34 – Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Município de Brasília de Minas/MG, 14 de junho de 2011
JAIR OLIVA JUNIOR
Prefeito Municipal
ANEXO I
Ao Senhor(a):………………………………………………………………….
Secretário Municipal de Planejamento, Administração e Finanças da Prefeitura Municipal de Brasília de Minas.
Ofício nº …../….. Brasília de Minas. ….. de ………………….. de ……..
Senhor(a) Secretário(a),
Nos termos do Artigo 7º, da Lei nº ….., de … de ……… de 2010, solicitamos a Vossa Senhoria, a liberação da importância de R$ …………….(………………………………………..), a título de adiantamento conforme especificação que segue:
- a) Responsável pelo Adiantamento: ……………………………………………………………..
- b) Cargo ou Função: …………………………………………………………………………………
- c) Dotação: ……………………………………………………………………………………………..
- d) Prazo de Aplicação: ………. dias.
Sem mais, subscrevo-me.
Atenciosamente,
Servidor/matrícula responsável pelo adiantamento
ANEXO II
A Senhor(a) …………………………………………………….
Secretário de Controle Interno da Prefeitura Municipal de Brasília de Minas
Ofício nº …../…….
Municipal de Brasília de Minas,., ….. de ………………….. de ……..
Senhor Secretário,
Nos termos da Lei n ………, de ….. de ………………. de 2010, apresentamos a Vossa Senhoria a prestação de contas relativa ao adiantamento recebido através do Ofício-Requisitório n……….., de ………./………./………., Nota de Empenho nº……………………
A presente prestação de contas é composta dos seguintes documentos, que anexamos:
- a) Relação dos documentos de despesa;
- b) Cópia da guia de recolhimento do saldo não utilizado(se houver);
- c) Cópia da Nota de Empenho;
- d) Documentos das despesas realizadas – numerados de 01 a …………….
Sendo assim, solicito a devida baixa de minha conta de responsabilidade.
Atenciosamente,
……………………………………………………………………..
Responsável pelo Adiantamento/Matrícula nº
ANEXO III
| ORDEM | DATA | CREDOR | TIPO DE DOCUMENTO | Nº DO DOCUMENTO | VALOR PAGO |
TOTAL _____________
ANEXO IV
Processo nº…………./Secretaria de Controle Interno.
Esta prestação de contas deu entrada na Secretaria em………/……../………
…………………………………………………….
Nome e assinatura
PARECER
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Dê-se ciência ao Setor de Contabilidade para a devida baixa.
Em……../……../……….
……………………………………………………….
Nome:
Matrícula:
